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本内容は、個人情報の保護に関する法律及びJIS Q 15001に基づく「本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む）」に置く事項です。
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(1) 個人情報取扱事業者の名称及び住所並びに代表者の氏名
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名称：エイチ･ジェイ･ケイ株式会社
住所：〒071-1423 北海道上川郡東川町東町二丁目1番16号
代表者の氏名：代表取締役社長 次田 一義 |
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(2) 個人情報保護管理者の職名、所属及び連絡先
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管理部長 種村 満照
（連絡先は文末記載の「個人情報苦情及び相談窓口」を参照してください） |
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| (3) すべての保有個人データの利用目的 |
| 当社が取得・収集した個人情報は、以下の目的で利用およびアクセスします。また以下の目的外で利用する場合や目的を変更する場合は、都度事前にご報告し、同意を頂いた上で利用およびアクセス致します。 |
| 1. |
お取引先様の個人情報
・お取引先様との間のご契約内容を適切に管理するため（契約に入る前の段階における利用及び契約終了後における利用を含みます） |
| 2. |
株主の皆様の個人情報
・会社法及び商法に基づく権利の行使・義務の履行のため
・当社から各種便宜を供与するため
・株主と会社の関係の円滑化を図るための各種の施策を実施するため
・各種法令に基づき所定の基準による株主の情報を作成する等、株主管理のため |
| 3. |
当社への入社を希望される皆様の個人情報
・就職先としてご興味をお持ちになった方並びにご応募いただいた方への採用、募集情報等の提供・連絡のため
・採用選考業務のため |
| 4. |
当社の社員の個人情報
・業務上の連絡、社員名簿の作成、法律上要求される諸手続(本人退職後も含む)、その他雇用管理のため
・人事選考、配属先および出向、派遣先の決定のため
・報酬の決定および支払、税務処理、社会保険関連の手続き、福利厚生の提供のため
・適正な安全管理措置のため
・健康診断の実施その他労働安全衛生法令に基づく健康管理のため
・緊急事態の準備及び対応のため
※ 健康診断の結果等の従業者の健康情報については、法令に基づく場合及び上記の健康管理の目的の範囲を超えて、取得、利用又は提供することはありません。
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| 5. |
当社へお問合せ頂いた方の個人情報
・当社の接客、ユーザーサポート等の向上のため
・お問い合わせやご連絡内容を正確に把握し、対処するため
・当社が提供するサービスに関する情報をご提供するため |
| 6. |
特定個人情報等
・源泉徴収票・支払調書作成事務、健康保険・厚生年金保険届出事務、雇用保険届出事務を法令に基づき適切に実施するため
※ 特定個人情報等は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律で限定的に明記された事務以外には利用しません。
なお、上記の利用目的にかかわらず、法令に定めがある場合及び人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であってご本人の同意を得ることが困難であるときは、あらかじめご本人の同意を得ることなく個人情報を利用することがあります（特定個人情報等を除きます）。
当社に個人情報をご提供いただく際は、上記の内容をご承認のうえ、ご本人のご意思でご提供いただきますようお願い申し上げます。なお、個人情報をご提供いただけない場合は、業務を遂行できない場合や十分な対応を受けられない場合がありますことをご了承ください。 |
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(4) 保有個人データの取扱いに関する苦情及び開示等の請求等の申出先
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(5) 認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先
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一般財団法人日本情報経済社会推進協会
認定個人情報保護団体事務局
〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
電話番号：03-5860-7565／0120-700-779 |
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(6) 開示等の請求等に応じる手続
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| 1. |
開示等の請求等の申し出先
文末記載の「個人情報苦情及び相談窓口」までご連絡ください。当社所定の請求用紙をお送りいたします。 |
| 2. |
請求できる内容
・保有個人データの開示
・第三者提供記録の開示
・保有個人データの訂正、追加又は削除
・保有個人データの利用の停止又は消去
・保有個人データの第三者への提供の停止
なお、保有個人データの利用の停止、消去又は第三者への提供の停止は、次のいずれかに該当する場合にご請求いただけます。
① 当社が利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱っている場合、偽りその他不正の手段により取得した場合その他法令に違反して取り扱われている場合
② 当社が当該保有個人データを利用する必要がなくなった場合
③ 当該保有個人データに係る漏えい、滅失又は毀損が生じた場合
④ その他当該保有個人データの取扱いにより、ご本人の権利又は正当な利益が害されるおそれがある場合 |
| 3. |
開示等の請求等に際して提出していただく書面の様式その他の請求の方式
当社所定の請求用紙（「個人情報に関する開示のご請求票」又は「個人情報に関する訂正・削除等のご請求票」）に必要事項をご記入のうえ、本人確認に必要な書類を添えて、ご来社いただくか、文末の書類送付先までご郵送ください。 |
| 4. |
本人確認に必要な書類
【ご来社の場合】次のいずれかをご提示ください。
・運転免許証、運転経歴証明書、旅券（パスポート）、在留カード、特別永住者証明書、個人番号カード
（氏名と写真の表示がある面のみ）などの写真付きの公的な証明書のうち1点
・健康保険の被保険者証、年金手帳（基礎年金番号通知書）、住民票の写しなどの公的な証明書のうち2点
【ご郵送の場合】上記の書類の写しを同封してください。
※ 本人確認に必要のない情報（本籍地、要配慮個人情報等）が記載されている場合は、その部分を塗りつぶすなどして判読できないようにしてご提出ください。
※ 健康保険の被保険者証の写しをご提出いただく場合は、保険者番号及び被保険者等記号・番号を塗りつぶしてください。
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| 5. |
代理人によるご請求
次の代理人によるご請求を受け付けます。いずれの場合も、ご本人の本人確認書類及び代理人ご自身の本人確認書類に加えて、下記の書類をご提出ください。
・ご本人が委任した代理人：ご本人が作成した委任状（弁護士の場合は登録番号を記載したもの）
・親権者（ご本人が未成年者の場合）：ご本人との続柄を証明する書類（戸籍謄本、続柄の記載がある住民
票の写し等））
・成年後見人又は未成年後見人：代理権を証明する書類（登記事項証明書）
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| 6. |
手数料
保有個人データの開示及び利用目的の通知に係る手数料は、いただいておりません。なお、請求用紙及び本人確認書類のご送付に要する費用は、ご本人のご負担となります。
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| 7. |
回答の方法及び期間
ご請求の内容を確認のうえ、遅滞なく（7営業日以内）処理し、請求用紙でご指定いただいた方法（書面の送付又は電子メールによる送信）により回答いたします。ご指定の方法による回答に多額の費用を要する場合その他ご指定の方法による回答が困難な場合は、書面の送付により回答いたします。書面の送付による場合は、原則としてご登録の住所・氏名宛に本人限定受取郵便でお送りします。
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| 8. |
ご提出いただいた本人確認書類の取扱い
ご同意いただける方のみ、開示等の請求等をお願いいたします。
・ご提出いただいた個人情報は、ご本人からの開示等の請求等に応じるためにのみ利用いたします。
・法令に基づく場合を除いて、ご本人の同意なく第三者に提供することはありません。また、その取扱いを委託する予定はありません。
・本人確認書類等によりご本人であることを確認できない場合は、開示等の請求等に応じられない場合がございます。
・その他、当社の個人情報の取扱いについては、当社ホームページ個人情報保護方針をご参照ください。
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| 9. |
ご注意事項
・郵送や配送途中の書類の紛失、事故による未着につきましては、当社では責任を負いかねます。
・必要事項をすべてご記入ください。書類に不備がある場合は、返送させていただく場合がございます。
・個人情報保護法の例外規定にあたる場合など、開示等の請求等にお答えできない場合がございます。
・内容により、お時間をいただく場合がございます。
・開示等の請求等にともない収集した個人情報は、開示等の請求等に必要な範囲のみ取り扱うものとします。
・ご提出いただいた書面は当社で適切に廃棄いたします。
・「訂正等」「利用停止等」の結果、該当するサービスをご利用いただけなくなることがあります。あらかじめご了承ください。
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(7) 保有個人情報の安全管理のために講じている措置
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| 1. |
基本方針の策定
・個人情報の適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について基本方針（個人情報保護方針）を策定しております。
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| 2. |
個人情報の取扱いに係る規律の整備
・取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱規程を策定しております。 |
| 3. |
組織的安全管理措置
・個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しております。
・個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署による監査を実施しております。 |
| 4. |
人的安全管理措置
・個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
・個人情報についての秘密保持に関して従業者と契約を締結しています。 |
| 5. |
物理的安全管理措置
・個人情報の取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込み機器等の管理を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施しております。
・個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難または紛失を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないよう措置を実施しております。 |
| 6. |
技術的安全管理措置
・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定するとともに、個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。 |
| 7. |
外的環境の把握
当社は、個人データを外国において取り扱っておりません。
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| 個人情報苦情及び相談窓口・書類送付先 |
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エイチ･ジェイ･ケイ株式会社 個人情報苦情及び相談窓口
〒071-1423 北海道上川郡東川町東町二丁目1番16号
窓口責任者 管理部長 種村 満照
TEL: 0166-82-4766 FAX: 0166-82-3783
E-mail:
info@hjk.ne.jp
受付時間: 平日9:00～12:00、13:00～17:00（土曜・日曜・祝日を除く）
2005年 4月 1日 制定
2026年10月 7日 改訂
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