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本内容は、個人情報保護法及びJISに基づく「本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む）」に置く事項です。
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(1) 個人情報取扱事業者の名称及び住所並びに代表者の氏名
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名称：エイチ･ジェイ･ケイ株式会社
住所：北海道上川郡東川町東町２丁目１−１６
代表者の氏名：松倉 利充 |
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(2) 個人情報保護管理者の職名、所属及び連絡先
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管理部長 種村 満照
（連絡先は文末記載の「個人情報苦情及び相談窓口」参照のこと） |
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| (3) すべての保有個人データの利用目的 |
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お取引先様の個人情報
・お取引先様との間のご契約内容を適切に管理するため
（「契約に入る前の段階における利用」と「契約終了後における利用」を含みます） |
| 2. |
株主の皆様の個人情報
・会社法及び商法に基づく権利の行使・義務の履行のため
・当社から各種便宜を供与するため
・株主と会社の関係の円滑化を図るための各種の施策を実施するため
・各種法令に基づき所定の基準による株主のデータを作成する等、株主管理のため |
| 3. |
当社への入社を希望される皆様の個人情報
・就職先としてご興味をお持ちになった方並びにご応募いただいた方への採用、募集情報等の提供・連絡のため
・採用選考業務のため |
| 4. |
当社の社員の個人情報
・業務上の連絡、社員名簿の作成、法律上要求される諸手続(本人退職後も含む)、その他雇用管理のため
・人事選考、配属先および出向、派遣先の決定のため
・報酬の決定および支払、税務処理、社会保険関連の手続き、福利厚生の提供のため
・適正な安全管理措置のため
・適正な健康管理のため。(健康診断の結果等の労働者の健康情報については、法令に基づく場合を除いて、取得、利用又は提供を行いません)
・緊急事態の準備及び対応のため |
| 5. |
当社へお問合せ頂いた方の個人情報
・当社の接客、ユーザーサポート等の向上のため
・お問い合わせやご連絡内容を正確に把握し、対処するため
・当社が提供するサービスに関する情報をご提供するため |
| 6. |
特定個人情報等
・源泉徴収票・支払調書作成事務、健康保険・厚生年金保険届出事務、雇用保険届出事務を法令に基づき適切に実施するため |
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(4) 保有個人データの取扱いに関する苦情、開示等の求めの申し出先
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(5) 認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先
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一般財団法人日本情報経済社会推進協会
認定個人情報保護団体事務局
〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
電話番号：03-5860-7565 0120-700-779 |
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(6) 開示等の請求等に応じる手続
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| 1. |
開示等の請求等の申し出先
「個人情報苦情及び相談窓口」（文末参照のこと） |
| 2. |
開示等の請求等に際して提出すべき書面の様式その他の開示等の請求等の方式
弊社にて保有している保有個人データに関しての開示等の請求に関しましては、所定の請求用紙に必要事項を記入・捺印し、請求人が本人である確認に必要な書類をご用意のうえご来社いただくか、書類を同封のうえご郵送ください。
ご請求の内容について確認の上、適正な処理を遅滞なく（7営業日以内）実施し、原則として登録されている宛先の住所・氏名に対して、本人限定受取郵便にて回答いたします。 |
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1) 所定の請求用紙のご請求は、「個人情報苦情及び相談窓口」までご請求下さい。
2) 請求できる内容
・保有個人データの利用目的の通知
・保有個人データの開示
・保有個人データの訂正、追加又は削除
・保有個人データの利用の停止、消去又は第三者への提供の停止
3) 本人確認に必要な書類
【来社の場合】
・運転免許証、運転経歴証明書、旅券(パスポート)、個人番号カード（氏名と写真の表示がある面のみ）、写真付き住民基本台帳カード などの写真付の公的な証明書の中からいずれか１点を提示、もしくは 年金手帳、健康保険の被保険者証、住民票、印鑑証明と実印 などの公的な証明書の中からいずれか２点を提示
・外国人の場合は外国人登録証明書を提示
・代理人の方が請求される場合は、上記「本人」の証明書のほかに、代理人の方の証明書及び代理を示す委任状（弁護士の場合は登録番号）を提出
【郵送の場合】
・運転免許証、運転経歴証明書、旅券(パスポート)、個人番号カード（氏名と写真の表示がある面のみ）、写真付き住民基本台帳カード などの写真付の公的な証明書の中からいずれか１点のコピーを提出、もしくは 年金手帳のコピー、健康保険の被保険者証のコピー、住民票、印鑑証明 などの公的な証明書の中からいずれか２点を提出
・外国人の場合は外国人登録証明書のコピーを提出
・代理人の方が請求される場合は、上記「本人」の証明書のほかに、代理人の方の証明書及び代理を示す委任状（弁護士の場合は登録番号）を提出
※本手続きのためにご提示いただいた本人確認書類は、以下の通り利用いたします。ご同意いただける方のみ、開示等の請求等をお願いいたします。
・当個人情報は、本人からの開示等の請求等に応じるために利用いたします。
・本人確認に必要のない要配慮個人情報については墨塗りするなどして判読できないようにしてください。
・法令に基づく場合を除いて、当個人情報を本人の同意なく第三者に提供することはありません。また、当個人情報の取扱いを委託する予定はありません。
・本人確認書類等により本人確認が出来ない場合、開示等の請求等に応じられない場合がございます。
・その他、当社の個人情報の取扱いについては当社のホームページの個人情報保護方針をご参照下さい。
※その他の注意事項
・郵送や配送途中の書類の紛失、事故による未着につきましては、当社では責任を負いかねます。
・必要事項を全てご記入下さい。書類に不備がある場合は、返送させていただく場合がございます。
・個人情報保護法の例外規定にあたる場合など、開示等の請求等にお答えできない場合がございます。
・内容により、お時間をいただく場合がございます。
・開示等の請求等にともない収集した個人情報は、開示等の請求等に必要な範囲のみで取扱うものとします。提出していただいた書面は当社で適切に廃棄いたします。
・「訂正等」、「利用停止等」の結果、該当するサービスがご利用いただけなくなることがあります。あらかじめご了承下さい。
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(7) 保有個人データの安全管理のために講じている措置
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| 1. |
基本方針の策定
・個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について基本方針（個人情報保護方針）を策定しております。
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| 2. |
個人データの取扱いに係る規律の整備
・取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定しております。 |
| 3. |
組織的安全管理措置
・個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しております。
・個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署による監査を実施しております。 |
| 4. |
人的安全管理措置
・個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
・個人データについての秘密保持に関して従業者と契約を締結しています。 |
| 5. |
物理的安全管理措置
・個人データの取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込み機器等の管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しております。
・個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難または紛失を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しております。 |
| 6. |
技術的安全管理措置
・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定するとともに、個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。 |
| 7. |
外的環境の把握
・個人データを保管している日本における個人情報の保護に関する法律その他の関係法令を把握した上で、安全管理措置を実施しています。
・個人データを外国にある第三者に提供する場合、個人データを保管している国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施します。 |
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| 個人情報苦情及び相談窓口・書類送付先 |
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エイチ･ジェイ･ケイ株式会社 顧客相談窓口
〒071-1423 北海道上川郡東川町東町２丁目１−１６
TEL: 0166-82-4766
FAX: 0166-82-3783
E-mail:
info@hjk.ne.jp
受付時間: 平日9:00〜12:00、13:00〜17:00 |
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